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Coronavirus – Directives concernant les dépenses associées aux services essentiels

27 mars 2020

[Mise à jour : 27 mars 2020, 20 h 00]

Malgré les circonstances actuelles exceptionnelles, certaines opérations courantes de votre organisme doivent continuer. Il en est de même pour celles de la Société d’habitation du Québec. Ainsi, nous vous rappelons que vous devez obtenir une autorisation de la

Société avant d’engager toute dépense non budgétée.

 

Le tableau suivant présente
l’imputation des dépenses associées aux services essentiels qui doivent être
assurés par votre organisme, incluant toutes les activités supplémentaires.

 

Services essentiels

Activités

Postes budgétaires – HLM

(voir ci-bas la procédure pour faire une demande
budgétaire supplémentaire)

La réponse à la clientèle

  • Répondre aux questions par courriel et par téléphone.
  • Répondre aux questions liées à la COVID-19
  • Installer les affiches et distribuer les documents de prévention liés à
    la COVID-19
  • Enveloppe ACE – postes 61112 et 61132 (salaires et avantages sociaux – Personnel à la sélection-location)

L’émission de paiements aux
fournisseurs

  • Traiter les factures
  • Payer les fournisseurs (par chèque ou par dépôt direct)
  • Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources
    humaines à l’administration)

La perception des loyers

  • Envoyer des rappels
  • Récolter les paiements (par chèque ou par dépôt direct)
  • Procéder au renouvellement des baux
  • Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)

Le traitement des ententes de
paiement

  •     Analyser les ententes, au besoin
  • Faire les recommandations de paiement
  • Procéder aux paiements
  • Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)

Le versement mensuel des PSL aux
organismes sous ententes

  • Analyser des documents, au besoin
  • Procéder aux versements des sommes dues (par chèque ou par dépôt
    direct)
  • Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)

La livraison des logements
attribués à ce jour (vacants)

  • Organiser des visites virtuelles des logements
  • Nettoyer les logements
  • Procéder au déménagement, en respectant mesures de prévention.
  • Enveloppe ACE – postes 61111 et 61131 (salaires et avantages sociaux – Ressources humaines à l’administration)

Les travaux urgents dans les
logements et sur les bâtiments

  • Respecter les normes de distanciation sociale
  • Nettoyer les surfaces
  • Procéder aux réparations
  • Entretien de base : Enveloppe ACE – postes 62114 et 62134 (Salaires et avantages sociaux – Conciergerie/Entretien – Ressources
    internes)
  • Achat de matériel : postes de la série 62300 en fonction du type d’achat
  • Réparation majeure : RAM en tenant compte de la directive de capitalisation

La tenue des conseils
d’administration lorsque nécessaire (par téléphone)

  • Préparer les documents nécessaires et les envoyer par courriel
  • Procéder à la conférence téléphonique
  • Enveloppe ACE – postes 61111 et
    61131
    (salaires et avantages sociaux –
    Ressources humaines à l’administration
  • Note : Comme le C. A. est à distance, il ne
    doit pas y avoir de remboursement pour les frais de déplacement ou de repas
    au poste 61232

La disponibilité d’une personne en
autorité

  • Laisser un numéro de téléphone ou une adresse courriel pour répondre à
    des questions
  •   Directeur ou cadre : la
    disponibilité fait partie de ses fonctions, donc est prévue à son salaire
    (postes 61111 et 61131)
  •   Personne supplémentaire :
    poste 62497
    (Autres frais d’exploitation)

L’entretien de l’immeuble

  • Collecter les ordures
  • Nettoyer les logements lors de déménagements et/ou les salles communes*
  • Nettoyer plus fréquemment les surfaces*
  • Enveloppe ACE – postes 62114 et 62134 (Salaires et avantages sociaux –
    Conciergerie/Entretien – Ressources internes)

Autres

  • Acheter du matériel pour le télétravail, incluant les télécommunications
  • Dépense exceptionnelle : Poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation)
  • Payer les salaires des ressources remplaçant les employés en isolement
  • Dépense exceptionnelle : Poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation)
  • Acheter des équipements et fournitures sanitaires spécifiques à la
    pandémie de COVID-19
  • Dépense exceptionnelle : Poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation)
  • Budget supplémentaire pour les opérations courantes de l’organisme
  • Dépense courante : à
    comptabiliser dans le poste comptable approprié
  • Financer les surcoûts liés à la gratuité des buanderies
  • Dépense exceptionnelle : Poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation)
  • Mettre en place un service de sécurité temporaire*
  • Seulement pour immeubles catégorie « personnes âgées »
  • Enveloppe ACE – poste 62371 (Sécurité)
  • Assurer le soutien à la clientèle supplémentaire et temporaire
  • Soutien à la clientèle – Poste 66923
  • Note : Aucun dépassement budgétaire ne peut être autorisé dans ce poste.

* Ces activités peuvent être mises en place dès maintenant sans l’autorisation préalable de la SHQ mais doivent faire l’objet d’une demande de budget supplémentaire d’ici le 10 avril 2020.

Procédure pour faire une demande de budget supplémentaire :

Remplir une demande de budget supplémentaire, laquelle doit préciser le besoin (ex. : le nombre d’employés avec leur nom et leur fonction, les coûts associés aux salaires et avantages sociaux des employés, le coût de l’équipement informatique, etc.);
Transmettre la demande à votre conseiller en gestion par courriel, en copie au chef d’équipe et au directeur DHS;
Sur réception du courriel de confirmation de votre conseiller en gestion (au plus tard 2 jours ouvrables après la réception de la demande), la dépense pourra être engagée. 

Notes :

Rappel : toute dépense imputée au poste 62497 (Autres dépenses d’exploitation) sera prise en compte dans le calcul de la contribution à la réserve d’autogestion;
Toute dépense supplémentaire autorisée devra faire l’objet d’une description distinctive à l’annexe H lors de l’élaboration des états financiers de l’organisme;
Tous les courriels confirmant l’autorisation de la Société d’engager une dépense doivent être conservés;
Chacune des dépenses engagées doivent être assumées par l’ensemble des programmes ou autres activités qui sont gérés par l’organisme soit ACL, LAQ, AR et HLM public et HLM privé, organismes apparentés ou organismes en gestion. La répartition entre les programmes peut se faire selon le prorata du nombre de logement ou par toute autre méthode acceptable pour la SHQ. 

Message important 

Ces assouplissements et nouvelles mesures sont exceptionnels et temporaires. Une nouvelle communication vous sera acheminée lors de nouveaux développements. 

Vous pouvez communiquer en tout temps avec votre conseiller en gestion de la Société d’habitation du Québec. 

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